QUY TRÌNH THỦ TỤC CÁC BƯỚC THÀNH LẬP CÔNG TY/DOANH NGHIỆP

Công ty TNHH Tư vấn và Kế toán Quang Nhật nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn thủ tục thành lập Công ty trọn gói, thành lập Chi nhánh, VPĐD, thay đổi giấy phép kinh doanh, giải thể Công ty và dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ kê khai thuế ban đầu, dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán, dịch vụ lập Báo cáo tài chính năm, dịch vụ Kiểm toán… Chúng tôi xin tư vấn cho quý khách các quy trình, thủ tục thành lập doanh nghiệp mới và các thủ tục ban đầu khi thành lập Công ty như sau:

Bước 1: Để làm hồ sơ thành lập Công ty cần chuẩn bị những gì?

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp để bắt đầu khởi nghiệp:

Một trong những vướng mắc của các nhà khởi nghiệp chính là thành lập Công ty/ Doanh nghiệp của mình theo loại hình nào. Loại hình Doanh nghiệp rất quan trọng, không những nó phân định quyền lợi, nghĩa vụ của các chủ sở hữu mà còn mang lại ảnh hưởng lâu dài đến hướng đi và tầm nhìn của Công ty.

Hiện nay, có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến bạn có thể lựa chọn: Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân.

2. Chuẩn bị bản sao y Công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của các thành viên (đối với loại hình Công ty TNHH), các cổ đông (đối với loại hình Công ty cổ phần).

Lưu ý: Bản sao y công chứng CMND/CCCD chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm.

Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên, cổ đông của Công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp.

3. Lựa chọn đặt tên Công ty

Tên Doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất hai thành tố là loại hình doanh nghiệp và Tên riêng. tốt nhất bạn lên lựa chọn đặt tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm.

Tên Công ty không được trùng lắp hoàn toàn với các Công ty đã thành thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc) được quy định tại Điều 42 của Luật doanh nghiệp 2014. Để xác định tên Công ty mình dự kiến đặt có bị trùng với những Công ty khác hay không, bạn có thể truy cập vào vào “dangkykinhdoanh.gov.vn” để kiểm tra.

4. Xác định địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của Công ty.

Trụ sở chính của Doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của Doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Chung cư có chức năng để ở thì không được phép đặt địa chỉ trụ sở Công ty để thực hiện chức năng kinh doanh ở đó, tuy nhiên ở một số trung tâm thương mại/chung cư thì chủ đầu tư có xin chức năng kinh doanh cho những khu xác định và cụ thể như lầu trệt, tầng 1, tầng 2… Còn đối với những địa chỉ khác có xác định địa chỉ rõ ràng thì các bạn hoàn toàn có thể đặt địa chỉ trụ sở chính của Doanh nghiệp để kinh doanh.

5. Xác định ngành nghề kinh doanh mà Công ty dự kiến kinh doanh.

Ngành nghề kinh doanh phải khớp theo mã ngành cấp 4 trong hệ thống ngành nghề kinh tế quốc gia. Đối với những ngành nghề có điều kiện phải thỏa mãn các điều kiện theo quy định của pháp luật để được thành lập (Ví dụ: điều kiện về chứng chỉ hành nghề, điều kiện về giấy phép con, điều kiện về vốn pháp định…).

Bạn cần tìm hiểu xem ngành nghề kinh doanh có cần điều kiện hay không (điều kiện về giấy phép con, điều kiện về vốn pháp định…)

6. Xác định vốn điều lệ để đưa ra kinh doanh.

Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định và được ghi vào Điều lệ Công ty.

Vốn điều lệ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài mà Doanh nghiệp phải đóng sau này như sau: 

• Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng mức thuế môn bài: 3 triệu đồng /1 năm;

• Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống mức thuế môn bài: 2 triệu đồng/ 1 năm.

>>> Mời quý khách tham khảo thêm các mức thuế môn bài năm 2020 

7. Xác định chức danh người đại diện theo pháp luật của Công ty.

Về chức danh người đại diện theo pháp luật của Công ty nên để chức danh người đại diện là Giám đốc (Tổng Giám đốc).

Bước 2: Tiến hành thủ tục soạn và nộp hồ sơ thành lập Doanh nghiệp mới

Sau khi chuẩn bị đầy đủ những thông tin cần thiết chúng ta tiến hành soạn thảo hồ sơ thủ tục thành lập Công ty và nộp lên sở KH & ĐT.

1. Soạn thảo hồ sơ thủ tục thành lập Công ty.

♦ Hồ sơ thành lập Công ty TNHH 1 thành viên bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật Công ty ký (theo mẫu qui định);

• Dự thảo điều lệ Công ty TNHH 1 thành viên người đại diện theo pháp luật ký từng trang (1 bản); 

• Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật Công ty (CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);

♦ Hồ sơ thành lập Công ty TNHH 2 thành viên trở lên bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật Công ty ký (1 bản theo mẫu qui định);

• Dự thảo điều lệ Công ty TNHH 2 thành viên trở lên được tất cả các thành viên và người đại diện theo pháp luật ký từng trang (1 bản); 

• Danh sách thành viên (1 bản);

• Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các thành viên (đối với thành viên là cá nhân, CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);

• Đối với thành viên là tổ chức: Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, GCNĐKKD hoặc giấy tờ tương đương khác;

♦ Hồ sơ thành lập Công ty Cổ phần bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh;

• Dự thảo Điều lệ Công ty;

• Danh sách cổ đông sáng lập Công ty cổ phần;

• Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đối với cổ đông sáng lập là cá nhân; (CMND Công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);

• Đối với cổ đông sáng lập là tổ chức: Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, GCNĐKKD hoặc giấy tờ tương đương khác;

2. Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi Doanh nghiệp đặt trụ sở chính (Điều 25 Nghị định 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010).

Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của Công ty phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện pháp luật của Công ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (Điều 9 - Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Công bố nội dung đăng ký Doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Doanh nghiệp phải đăng bố cáo thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành nghề kinh doanh của Công ty;

Lưu ý: Thời hạn doanh nghiệp cần thực hiện đăng bố cáo trên cổng thôn tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Thủ tục khắc và phát hành mẫu dấu pháp nhân

• Khắc dấu Công ty;

• Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký Doanh Nghiệp, Doanh Nghiệp tiến hành thủ tục khắc dấu pháp nhân và đăng tải mẫu dẫu lên cổng thông tin quốc gia.

Lưu ý: Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 đang có hiệu lực năm 2015:

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của Doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

• Tên Doanh nghiệp;

• Mã số Doanh nghiệp.

Thủ tục thông báo mẫu dấu tại sở KH&ĐT.

Bước 5: Các bước thủ tục sau khi thành lập Công ty, Doanh nghiệp (Tư nhân, tnhh, cổ phần...)

Sau có giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp + mã số thuế + con dấu, nhiều chủ Doanh nghiệp, nhất là các bạn trẻ khởi nghiệp, cho rằng như vậy là đã hoàn tất các điều kiện thủ tục thành lập Công ty, ngay lập tức dồn hết tâm trí vào niềm đam mê của mình cũng như các công việc chuẩn bị khác như khách hàng, thị trường, tiếp thị… để nhanh chóng có doanh thu mà “vô tình” quên thực hiện một số thủ tục sau đó. Dẫn đến bị cơ quan quản lý thuế kiểm tra và phạt hành vi hoặc bị đóng mã số thuế. Chính vì vậy bạn chớ nên bỏ sót những công việc sau đây nhé! 

1. Treo bảng hiệu Công ty tại trụ sở chính của Doanh nghiệp; 

Nội dung bảng hiệu Công ty gồm: 

• Tên Doanh nghiệp; 

• Mã số Doanh nghiệp; 

• Địa chỉ Công ty;

2. Mua token (Chữ ký số) khai thuế qua mạng điện tử; 

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với Doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số. 

Hiện nay, các Doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp Doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…

3. Nộp tờ khai thuế môn bài; 

• Thời hạn nộp tờ khai: 

+ Nếu Doanh nghiệp chưa hoạt động ngay thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh; 

+ Nếu hoạt động ngay thì Doanh nghiệp phải nộp ngay trong tháng Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Mức phạt chậm nộp tờ khai lệ phí môn bài theo thông tư 166/2013/ TT-BTC của bộ tài chính như sau:  

4. Nộp thuế môn bài cho năm nay. 

• Mức thuế môn bài mà Doanh nghiệp phải nộp được quy định như sau: 

+ Mức thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống ; 

+ Mức thuế môn bài là 3.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ.

Lưu ý: Nếu Doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/07 thì thuế môn bài của năm đó chỉ phải đóng 50% mức cả năm. 

• Thời hạn nộp thuế môn bài:

+ Năm đầu thành lập: Trong vòng 30 ngày sau khi có giấy đăng ký kinh doanh và đã nộp Tờ khai môn bài. 

+ Các năm tiếp theo: Trước ngày 30/01 hàng năm. 

• Mức phạt nếu chậm nộp tiền lệ phí môn bài.:

Theo thông tư 130 /2016 TT-BTC của bộ tài chính như sau: 

Số tiền phạt = số tiền thuế môn bài chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp. 

Ví dụ: Nếu Doanh nghiệp có vốn điều lệ là 2 tỷ, chậm nộp tiền thuế môn bài 30 ngày thì số tiền phạt được tính như sau: 

Doanh nghiệp có vốn điều lệ 2 tỷ thì mức thuế môn bài phải đóng là 2 triệu/1 năm. 

Số tiền phạt = 2.000.000 đ x 0.03% x 30 = 18.000 đồng.

5. Mở tài khoản ngân hàng của Công ty + nộp thông báo tài khoản ngân hàng lên sở KHĐT + kích hoạt bước 1, bước 2 nộp thuế điện điện tử.

6. Hồ sơ kê Khai thuế ban đầu tại chi cục thuế quản lý Công ty. 

♦ Hồ sơ bao gồm: 

• Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (2 bản); 

• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (2 bản); 

• Công văn về việc đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, hóa đơn (2 bản);

• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc; 

• Quyết định bổ nhiệm Kế toán; 

• Đơn đề nghị đặt in hóa đơn đặt in (Mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) (2 bản); 

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, Doanh Nghiệp nộp tại chi cục thuế quản lý doanh nghiệp sau đó cơ quan thuế sẽ ra phiếu hẹn trả kết quả " Chấp thuận đặt in hóa đơn" cho doanh nghiệp.

Trong khoản thời gian này cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra trụ sở Công ty xem Doanh Nghiệp có đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hay không. 

♦ Để đủ điều kiện đặt in hóa đơn Doanh nghiệp cần làm các việc sau: 

+ Treo biển tại trụ sở chính; 

+ Chuẩn bị hợp đồng thuê nhà;  

+ Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp; 

+ Con dấu của Doanh nghiệp; 

+ Thông báo chấp thuận áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; 

+ Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện Doanh nghiệp có hoạt động; 

+ Nhân viên/ Người đại diện theo pháp luật để tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế.

7. Hoàn tất thủ tục đặt in và phát hành hóa đơn GTGT cho Doanh nghiệp; 

Sau khi lấy kết quả chấp thuận cho phép đặt in hóa đơn GTGT của cơ quan thuế, Doanh nghiệp tiến hành đặt in hóa đơn GTGT và nhớ làm thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn GTGT + hóa đơn mẫu (liên 2) trên mạng tổng cục thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) trước khi sử dụng.

8. Doanh nghiệp bắt buộc dán hoặc treo "hóa đơn mẫu liên 2" tại trụ sở Công ty.

9. Hoàn tất các điều kiện kinh doanh khác (đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện)

Trên đây là toàn bộ quy trình, thủ tục để thành lập Công ty, Doanh nghiệp mới nhất hiện nay. Giúp bạn được biết muốn thành lập Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân cần phải làm những gì.

♦ Kết quả nhận được sau khi hoàn tất các bước thủ tục thành lập Doanh nghiệp 

• Giấy phép đăng ký kinh doanh + Mã số thuế Doanh nghiệp;

Lưu ý: Trước ngày 01/07/2015 trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể hiện ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng kể từ ngày 01/07/2015 trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không còn thể hiện ngành nghề kinh doanh của Doanh nghiệp nữa. 

• Con dấu pháp nhân Doanh nghiệp; 

• Điều lệ Công ty (Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận vốn góp, sổ đăng ký thành viên, đơn đăng ký kinh doanh, điều lệ Công ty); 

• Hoá đơn GTGT; 

• Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in; 

• Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên sở KH&ĐT; 

• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định; 

• Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế; 

• Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử; 

• Thông báo phát hành hóa đơn; 

• Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số;

• Token Khai thuế qua mạng (Chữ ký số); 

Trên đây là toàn bộ những tài liệu cần thiết để Doanh nghiệp đi vào hoạt động đúng pháp luật tránh những rủi ro về sau.

>>> Mời quý khách tham khảo thêm dịch vụ kế toán trọn gói của Chúng tôi

♦ Thủ tục sổ sách kế toán khi Công ty đi vào hoạt động

• Tờ khai thuế GTGT và tiền thuế GTGT phát sinh phải nộp (nếu có) + báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. 

Quý 1: Hạn chót vào ngày 30/04 

Quý 2: Hạn chót vào ngày 30/07 

Quý 3: Hạn chót vào ngày 30/10 

Quý 4: Hạn chót vào ngày 30/01 năm sau 

• Tiền thuế TNDN doanh nghiệp tạm tính để nộp không phải lập tờ khai 

Quý 1: Hạn chót vào ngày 30/04 

Quý 2: Hạn chót vào ngày 30/07 

Quý 3: Hạn chót vào ngày 30/10 

Quý 4: Hạn chót vào ngày 30/01 năm sau.

• Lập Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế năm: Hạn chót ngày 30/03 năm sau.

Hãy liên hệ với Kế toán Quang Nhật theo hotline: 092 934 7789 - 098 349 1486 

CHÚNG TÔI LUÔN SẴN SÀNG TƯ VẤN GIÚP BẠN